E-Rechnung 2027 und 2028: Was für Handwerksbetriebe gilt

Ab 2027 müssen die ersten Betriebe Rechnungen an Firmenkunden als E-Rechnung ausstellen. Hier steht, was nach heutigem Stand gilt, wen es betrifft und was du jetzt in Ruhe klären kannst. Eine Steuerberatung ersetzt dieser Beitrag nicht.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem festen Datenformat, das ein Programm lesen kann. Ein einfaches PDF, das du per Mail verschickst, reicht dafür nicht, auch wenn es am Bildschirm wie eine Rechnung aussieht. Anerkannt sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Bei ZUGFeRD zählen die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht. Bei ZUGFeRD stecken die Daten in einem PDF. Du liest das PDF, das Programm deines Kunden liest die Daten.

Was auf eine Rechnung gehört, bleibt gleich. Neu ist die Form, in der sie verschickt wird. Beim Firmenkunden kann ein Programm die Rechnung einlesen, statt dass jemand sie abtippt.

Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss

Wer mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz hat, muss Rechnungen an Firmenkunden im Inland ab 2027 als E-Rechnung ausstellen. Für alle anderen endet die Übergangsfrist Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht damit für alle Betriebe, die nicht ausgenommen sind.

Empfangen können müssen Betriebe E-Rechnungen schon seit Anfang 2025. Bestellst du Material beim Großhandel, kann die Rechnung dafür also schon heute als E-Rechnung kommen.

Wen die Pflicht nicht betrifft

Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € brutto. Für Rechnungen an Privatkunden gilt die Pflicht nicht.

Ob ein Kunde als Firmenkunde zählt, ist nicht immer eindeutig. Auch Vermieter zählen dazu, wenn dein Auftrag ihre vermietete Wohnung betrifft. Bei Eigentümergemeinschaften kommt es auf den Fall an. Das klärt im Zweifel deine Steuerberatung.

Was das im Handwerk heißt

Gehen deine Rechnungen an Privatleute und an Firmen, etwa an Bauträger, Gewerbekunden oder andere Betriebe, betrifft dich die Pflicht nur beim zweiten Teil. Für diesen Teil brauchst du spätestens nach der Übergangsfrist ein Programm, das E-Rechnungen erstellen kann. Ob dein Rechnungsprogramm das schon kann, steht meist in seiner Hilfe oder beim Anbieter.

Dazu kommt die Gegenrichtung. Kommen E-Rechnungen bei dir an, muss jemand sie öffnen, prüfen und ablegen können.

Wird die Pflicht verschoben?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert, die Pflicht für Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz um ein Jahr auf Anfang 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht (Stand: 15.10.2026). Bis sich daran etwas ändert, gelten die Fristen oben.

Was du jetzt klären kannst

Diese Fragen lassen sich ohne neues Programm klären:

• ob dein Umsatz 2026 über 800.000 € liegt, am besten mit deiner Steuerberatung
• welche deiner Kunden Firmenkunden sind
• ob dein Rechnungsprogramm E-Rechnungen erstellen und lesen kann
• wer bei dir ankommende E-Rechnungen prüft und wo sie abgelegt werden

Wie wir damit umgehen

Richten wir einen Ablauf für Rechnungen ein, entstehen die Rechnungsentwürfe als E-Rechnung im Format ZUGFeRD nach EN 16931 und werden vor deiner Freigabe auf Formatfehler geprüft. Raus geht nichts ohne deine Freigabe. Du prüfst den Entwurf wie bisher, die Datei für deinen Firmenkunden entsteht dabei mit. Steuerberatung machen wir nicht.